Pentingnya Pengelolaan Arsip Menggunakan Sistem Otomasi

KATA  PENGANTAR

          Puji syukur penulis panjatkan ke hadapan hadirat Tuhan Yang Maha Esa, atas berkat penyertaan-nya sehingga pemulis dapat menyelesaikan makalah ini tepat pada waktu yang telah ditentukan sebelumnya.

          Selain itu juga penulis mengucapkan banyak terima kasih kepada Bapak dosen pengajar yang telah membekali penulis sesuai dengan  disiplin ilmu Administrasi Publik dan juga senantiasa memberikan semangat dan motivasi kepada penulis selama proses belajar mengajar berlangsung.

          Makalah ini tentunya tidak terlepas dari kekurangan yang disebabkan oleh keterbatasan penulis. Oleh karena itu penulis sangat mengharapkan kritik dan saran yang sifatnya membangun demi kesempurnaan makalah ini. Akhir kata, semoga makalah ini dapat bermanfaat bagi pembaca.

                                                                             Denpasar, 16 Januari 2013

                                                                                                        penulis

 BAB I

PENDAHULUAN

1.1  Latar Belakang

Secara etimologi arsip berasal dari bahasa yunani kuno archeion yang merupakan perkembangan dari kata arche yang memiliki arti bervariasi, misalnya permulaan, asal, tempat utama, kekuasaan, kedaulatan, kehakiman, dan kantor. Dari kata tersebut terbentuklah kata jadian archaios yang berarti kuno, archeion yang berarti gedung pemerintah yang selanjutnya melahirkan kata archivum (Latin), archive (Inggris), archief (Belanda) dan dalam bahasa Indonesia menjadi kata arsip[1][1]

Pengertian arsip dalam Penjelasan Peraturan Pemerintah (PP) Republik Indonesia No 34/1979 tentang Penyusutan Arsip,  meliputi tiga pengertian yaitu:

          1.      kumpulan naskah/dokumen yang disimpan

          2.      Gedung (ruang) penyimpanan kumpulan naskah/dokumen

     3.      organisasi atau lembaga yang mengelola dan menyimpan kumpulan naskah/dokumen.

Pengertian arsip dalam Peraturan Pemerintah ini adalah naskah atau kumpulan naskah atau dokumen yang disimpan sebagaimana termaktub dalam Undang Undang No 7/1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan pasal 1, bahwa yang dimaksud arsip yakni :

      1.      Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-Lembaga Negara dan    Badan Badan Pemerintahan dalam bentuk corak apaun baik dalam keadaan tunggal/berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan

2.      Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan Badan Swasta dan / atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal/berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan. Adapun dalam perwujudannya dapat berupa tulisan, cetakan, gambar, peta, piringan suara, pita kaset, film dsb.

Jika mengacu pada pengertian arsip di atas, maka segala sesuatu yang dihasilkan oleh sebuah lembaga yang berbentuk naskah baik karena di buat oleh lebaga tersebut karena harus menjalankan tugas dan fungsi sebagai sebuah lembaga ataupun diterima karena harus berhubungan dengan lembaga yang lain, maka semua itu dapat disebut dengan arsip.

Arsip berarti juga sesuatu yang tanpa mempedulikan jaman dan bentuknya, di antara segala informasi yang dicatat oleh manusia, informasi yang memiliki nilai sejarah atau budaya dan dipandang perlu untuk disimpan sebagai data sejarah atau sekadar perlu untuk disimpan[1][2]. Pengertian ini merupakan pengertian arsip secara umum yang tidak memperdulikan lagi bentuk arsip secara fisik misalnya arsip dalam bentuk kertas, warkat, benda-benda purbakala dan lain sebagainya dan juga waktu dibuatnya

Arsip memiliki arti yang sangat penting bagi sebuah lembaga, dan hal itu menjadikan arsip harus untuk diselamatkan karena informasi yang terekam dalam arsip banyak menyimpan berbagai informasi penting tentang memori

kolektif bangsa atau lembaga yang dapat dijadikan sebagai bahan bukti pertanggungjawaban di masa kini atau mendatang.

Arsip menjadi bukti otentik mengenai penyelenggaraan administrasi pemerintahan dan kelembagaan yang merupakan bagian dari kehidupan berkebangsaan. Oleh karena itu arsip yang tersimpan di lembaga kearsipan baik pusat atau daerah dan lembaga-lembaga/instansi-instansi pemerintahan harus dikelola dengan baik melalui pemeliharaan dan perawatan yang tepat sehingga keberadaan arsip dapat dipertahankan selamanya mengikuti daur hidup arsip.

Dalam menjamin kelestarian arsip untuk masa mendatang bukan tugas yang mudah karena secara alami semua bahan akan mengalami kerusakan apalagi mengingat iklim tropis yang tidak menguntungkan  bagi kelestarian khasanah arsip. Kerusakan arsip dapat disebabkan oleh berbagai faktor seperti : kimia, fisika, biota, manusia, bencana alam, musibah dan lain-lain. Untuk melindungi dan mencegah arsip dari faktor-faktor perusak arsip yang dapat mengancam kelestarian arsip maka harus dilakukan tindakan pemeliharaan dan perawatan termasuk perbaikan jika arsip mengalami kerusakan.

Oleh sebab itu, pemeliharaan dan perawatan arsip harus senantiasa dilaksanakan oleh lembaga arsip maupun lembaga pencipta arsip, namun tentu saja hal itu tidak bernilai guna apabila pengelolaanya tidak profesional. Dengan penataan/pengelolaan yang profesional maka arsip sebagai bahan penyaji informasi dan bukti otentik sebuah lembaga dapat ditemukan dengan cepat dan mudah.

 1.1  Perumusan Masalah

Untuk meningkatkan pemahaman mengenai kearsipan dibidang sistem administrasi, dalam makalah ini akan dibahas tentang pokok masalah tentang kearsipan, yaitu bagaimana penemuan kembali arsip dan bukan pada bagaimana penyimpanannya. Informasi yang tertulis disimpan untuk kemudian dipergunakan pada waktu yang akan datang. Menyimpan informasi tertulis dengan baik adalah penting sedangkan menemukan kembali dengan segera adalah vital.

1.2Tujuan Penulisan

Adapun tujuan penulisan makalah ini antara lain :

1.     Sebagai salah satu persyaratan untuk menempuh mata kuliah Administrasi Publik

2.    Memahami dan memecah permasalahan yang terjadi pada sistem kearsipan yang ada saat ini.

 BAB II

PEMBAHASAN

1.1Permasalahan Kearsipan

Sampai saat ini tampaknya masalah kearsipan masih kurang mendapat perhatian yang semestinya oleh berbagai instansi (baik pemerintah maupun swasta). Kurangnya perhatian terhadap kearsipan tidak hanya dari segi pemeliharaan dan pengamanan arsip, tetapi juga dari segi sistem filing-nya, sehingga mengakibatkan arsip sulit ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu  diperlukan. Masalah arsip bersifat dinamis karena arsip akan terus berkembang seirama dengan perkembangan organisasi atau lembaga yang bersangkutan. Bertambahnya arsip secara terus-menerus tanpa diikuti dengan tatakerja dan peralatan/fasilitas kearsipan serta tenaga ahli yang profesional dalam bidang kearsipan akan menimbulkan masalah tersendiri.

Berdasarkan uraian tersebut, permasalahan di bidang kearsipan secara lebih rinci dapat diuraikan sebagai berikut.

1.      Temu kembali arsip secara cepat dan tepat jika diperlukan kembali, baik oleh pimpinan organisasi yang bersangkutan maupun oleh organisasi lainnya seringkali belum dapat dilakukan dengan baik.

2.      Banyak lembaga yang kehilangan arsip sebagai akibat dari sistem penyimpanan yang kurang sistematis, sistem pemeliharaan dan pengamanan yang kurang sempurna, serta peminjaman atau pemakaian arsip oleh pimpinan atau oleh satuan organisasi lainnya, yang jangka waktunya lama, sehingga arsip lupa dikembalikan kepada unit kearsipan.

3.      Arsip selalu berkembang secara terus-menerus ke dalam bagian kearsipan tanpa diikuti dengan penyusutan sehingga tempat penyimpanan arsip tidak mencukupi .

4.      Tatakerja  kearsipan yang tidak mengikuti perkembangan ilmu kearsipan terkini karena para pegawai kearsipan yang tidak cakap dan kurangnya bimbingan yang teratur dari pihak pimpinan dan para ahli kearsipan.

5.    Peralatan atau fasilitas pengelolaan arsip yang tidak memadai, tidak mengikuti perkembangan teknologi informasi, karena kurangnya dana yang tersedia, serta pegawai kearsipan yang tidak profesional.

6.      Kurangnya kesadaran para pegawai terhadap peran penting arsip bagi organisasi atau lembaga, sehingga sistem penyimpanan, pemeliharaan dan perawatan arsip kurang mendapat perhatian yang semestinya.

1.1   Azaz Pengelolaan Arsip

Dalam pengelolaan arsip dikenal tiga azas yitu azas sentralisasi, azas desentralisasi dan azas kombinasi antara sentralisasi dan desentralisasi.

1.      Sentralisasi

Sentralisasi dalam pengelolaan arsip berarti penyimpanan arsip yang dipusatkan di satu unit kerja khusus yang lazim disebut Sentral Arsip atau Pusat Arsip. Dengan sentralisasi arsip maka semua surat-surat kantor yang sudah selesai diproses akan disimpan di Sentral Arsip.

Kelebihan azas Sentralisasi :

a.          Ruang dan peralatan arsip dapat dihemat

b.      petugas dapat mengkonsentrasikan diri khusus pada pekerjaan kearsipan

c.       kantor hanya menyimpan satu arsip saja sedang duplikasinya dapat dimusnahkan

d.      sistem penyimpanan dari berbagai macam arsip dapat  diseragamkan

Kelemahan azas Sentralisasi :

a.      azas ini hanya efisien dan efektif untuk organisasi yang kecil

b.      tidak semua jenis arsip dapat disimpan dengan satu sistem penyimpanan yang seragam

c.       unit kerja yang memerlukan arsip akan memakan waktu lebih lama untuk memperoleh arsip yang diperlukan.

 2.      Azas Desentralisasi

Azas desentralisasi dalam pengelolaan arsip berarti semua unit kerja mengelola arsipnya masing-masing. Dalam hal ini semua unit kerja dapat menggunakan sistem penyimpanan yang sesuai dengan ketentuan unit yang bersangkutan. Untuk organisasi yang besar dengan ruang kantor yang terpisah-pisah letaknya, sistem penyelenggaraan arsip secara desentralisasi sangat sesuai diterapkan.

Kelebihan azas desentralisasi :

a.      Pengelolaan arsip dapat dilakukan sesuai kebutuhan unit kerja masing-masing

b.      keperluan akan arsip mudah dipenuhi karena berada pada unit kerja sendiri

c.       penanganan arsip lebih mudah dilakukan karena arsipnya sudah dikenal dengan baik.

Kelemahan Azas Desentralisasi :

a.      penyimpanan arsip tersebar di berbagai lokasi sehingga dapat menimbulkan duplikasi arsip yang disimpan

b.      kantor harus menyediakan peralatan dan perlengkapan arsip di setiap unit kerja sehingga penghematan sarana sukar dijalankan

c.       penataran dan latihan kearsipan perlu diadakan karena petugas umumnya bertugas rangkap dan umumnya belum mempunyai pendidikan kearsipan

d.      kegiatan pemusnahan arsip harus dilakukan di setiap unit kerja dan ini merupakan pemborosan.

1.     Kombinasi Azas Sentralisasi dan Desentralisasi

Azas kombinasi dalam pengelolaan arsip berarti menggabungkan azas sentralisasi dan desentralisasi sekaligus. Azas ini diterapkan dalam rangka mengatasi kelemahan yang ada pada azas sentralisasi dan azas desentralisasi yang sering dijumpai dalam pengelolaan arsip di perkantoran. Dalam penerapan azas kombinasi, pengelolaan arsip aktif dilakukan secara desentralisasi, sedangkan arsip inaktif dikelola secara sentralisasi.

2.3 Pengelolaan Arsip Saat ini

Pada dasarnya terdapat lima macam sistem penyimpanan arsip (filing system), yaitu sistem abjad, sistem subjek, sistem kronologis (tanggal), sistem nomor, dan sistem wilayah (geografis). Pada penyimpanan arsip yang didasarkan atas sistem abjad, pemberian kode arsip disesuaikan dengan urutan abjad. Kode abjad tersebut diindeks dari nama orang, organisasi atau badan lain yang sejenis. Sistem subjek berarti sistem penyimpanan arsip dengan mendasarkan pada perihal surat atau pokok isi surat. Dalam penerapan sistem ini perlu ditentukan terlebih dahulu pokok masalah yang dihadapi sehari-hari. Masalah tersebut  kemudian diklasifikasikan menjadi masalah utama (main subject), sub masalah (sub subject) dan sub-sub masalah (sub-sub subject). Untuk memperlancar penerapan sistem subjek ini perlu dibuat indeks subjek.

Penyimpanan arsip dengan sistem kronologis adalah penyimpanan yang didasarkan atas tanggal surat atau tanggal penerimaan surat. Untuk surat masuk, penyimpanannya didasarkan atas tanggal penerimaan surat. Tetapi untuk surat keluar, arsipnya disimpan berdasarkan tanggal yang tertera pada surat. Penyimpanan arsip dengan sistem nomor berarti penyimpanan yang didasarkan atas nomor atau kode yang berupa angka-angka. Pada sistem nomor ini dikenal sistem terminal digit dan sistem klasifikasi desimal. Adapun sistem penyimpanan arsip dengan sistem wilayah berarti penyimpanan arsip tersebut dikelompokkan berdasarkan atas wilayah-wilayah tertentu, misalnya pulau, propinsi, kota, dan sebagainya.

2.4 Pengelolaan Arsip Dengan Menggunakan Sistem Otomasi

Pengelolaan arsip menggunakan sistem otomasi merupakan sistem kearsipan yang menggunakan sarana pengolahan data secara elektronik dengan memanfaatkan fasilitas komputer dan teknologi informasi lainnya. Potensi teknologi yang serba canggih telah memberikan peluang untuk melakukan kegiatan otomasi arsip. Melalui otomasi kearsipan ini mengandung konsekuensi bahwa klasifikasi atau pengelompokkan arsip menjadi kompleks. Arsip elektronik dapat terjadi atas bermacam-macam pengelompokkan dalam berbagai format dan berbagai media penyimpanan.

Penggunaan media otomasi arsip bukan saja menjamin efisiensi, tetapi juga mampu  atau mengembangkan kebutuhan duplikasi apabila hal itu diperlukan. Pengiriman, pemrosesan, penyimpanan dan penemuannya kembali informasi dapat dilakukan melalui sistem yang bekerja secara cepat. Bila kesemuanya telah diperhitungkan dengan masak dan kemudian secara teknis dapat memenuhi kebutuhan otomasi, maka berbagai kemudahan akan dapat diberikan kepada pengguna informasi baik dalam jumlah besar maupun sedikit. Bahkan kebutuhan akan jenis informasi tertentu yang sangat rinci akan dapat dipenuhi dan juga layanan sistem manual dapat diganti dengan sistem otomasi tersebut. Pada sistem kearsipan yang sudah otomasi, semua pengelompokkan atau klasifikasi arsip dapat disatukan ke dalam satu database dan dapat dapt ditempuh “jalan pintas” untuk meningkatkan kecepatan dalam memperoleh informasi. Otomasi memungkinkan informasi disusun dalam berbagai macam pola sesuai dengan berbagai kebutuhan calon pengguna. Otomasi dapat mengumpulkan secara cepat berbagai informasi yang penyimpanannya terpisah melalui indexing yang tepat dan canggih.

Sistem pengarsipan otomatis telah berkembang sehingga mempunyai banyak variasi dan membawa kemudahan dalam melaksanakan tugas-tugas kearsipan. Untuk kantor-kantor yang memerlukan pelayanan yang cepat dengan  volume arsip yang tinggi, penggunaan alat modern tentu akan meringankan atau mempermudah pengelolaan arsip.

2.5 Beralih ke Document Imaging

Pemanfaatan teknologi modern dalam mengelola arsip di berbagai negara maju telah dimulai sejak lama. Salah satu teknik yang digunakan oleh mereka di antaranya adalah dengan sistem document imaging. Pengertian istilah ini dalam bahasa Inggris adalah sebagai berikut.

Document imaging is the process of scanning pages or importing files into a database that will display the scanned page and ASCII text on the sreen for later viewing.

Dalam kaitan ini, pengguna database mesti men-scan atau “mengimpor” file

yang nantinya diharapkan dapat ditelusur dan ditemukan kembali dalam database tersebut pada saat diperlukan kemudian. Dengan demikian, hal itu sangat memudahkan dan mempercepat pengelolaan kearsipan. Program ini memungkinkan pengguna dapat mengindeks, menelusur dan menemukan kembali (retrieval) secara full-text dokumen yang dikelolanya. Contoh merk document imaging yang telah beredar di pasaran, antara lain Adaptec, Canon, Fujitsu, JVC, Laserfiche, Liberty, Panasonic, Plextor, Ricoh, Sony, UMAX, Yamaha, dan lain-lain.

Berikut ini dikemukakan beberapa alasan, mengapa document imaging perlu dilakukan dalam pengelolaan arsip secara modern. Pada prinsipnya dengan teknik tersebut dapat menghemat anggaran yang cukup besar bila dibandingkan dengan pengelolaan arsip dengan sistem filing yang tradisional (traditional paper filing system). Di antara alasannya adalah :

1.     Jika diperhitungkan dari segi biaya maka biaya langsung terbesar yang diperlukan pada pengelolaan arsip secara konvensional adalah biaya pekerja/petugas arsip yang harus menangani pencarian/penelusuran, pengiriman dan penempatan kembali arsip di tempat penyimpanan semula. Paling tidak kegiatan tersebut juga memerlukan waktu yang tidak sedikit. Bila untuk mencari sebuah arsip saja memerlukan 15 menit, berarti akan dibutuhkan waktu lebih banyak lagi untuk melakukan kegiatan pengelolaan arsip berikutnya (mengirimkan, menggandakan, menempatkan kembali, dst). Pendeknya bisa dibayangkan jika seorang petugas arsip harus mengelola jumlah arsip yang cukup banyak maka mereka tentu akan menghabiskan biaya, waktu dan tenaga yang tidak sedikit.

 2.      Biaya untuk mengindeks dokumen ketika pertama kali dokumen tersebut ditangani sebagai arsip yang akan disimpan masih lebih kecil bila dibanding dengan biaya untuk membayar aktifitas penyimpanan (mem-file) arsip secara  fisik pada tempat penyimpanan yang memadai dan mendistribusikannya.

3.      Cukup besar biaya yang dapat dihemat karena semua orang yang bertugas dalam unit kearsipan dapat menempatkan dokumen tanpa bantuan atau dukungan pengetahuan individual yang terlalu rumit. Dalam unit kearsipan, biasanya seseorang dianggap penting atau bernilai (valuable) karena yang bersangkutan mengetahui segala sesuatu tentang arsip yang dikelolanya. Ketika orang tersebut tidak bekerja lagi disitu, maka perusahaan akan kerepotan mencari penggantinya atau harus melatih orang baru yang akan menangani arsip tersebut. Terkadang waktu yang diperlukan (sebagai masa transisi) untuk itu tidak sebentar, yakni bisa berbulan-bulan. Dengan sistem document imaging memungkinkan seseorang mampu menangani arsip secara cepat meskipun ia baru mencoba dalam kesempatan yang pertama kalinya.

4.      Sistem document imaging memiliki kemampuan pengendalian akses yang lebih aman dibanding dengan menyimpan dokumen pada filling cabinet. Seseorang tidak dapat mengakses suatu dokumen kecuali yang bersangkutan mempunyai hak akses ke pangkalan data atau tercantum pada direktori yang ada di dalamnya. Sistem penyimpanan dokumen (the repository) dalam program tersebut dapat mengontrol setiap penelusuran dan temu kembali yang dilakukan oleh user address dan nama tertentu.

5.      Dengan sistem document imaging memungkinkan banyak orang mengakses suatu dokumen yang sama secara cepat dalam waktu yang  bersamaan. Hal ini dapat untuk mendukung kegiatan konferensi pada suatu ruangan yang sama ataupun dapat digunakan banyak pihak yang sedang berpartisipasi dalam pertemuan tingkat dunia sekaligus.

6.      Sistem penyimpanan dokumen memungkinkan lembaga atau perwakilannya melalui orang yang ditunjuk atau yang diberi hak untuk dapat mengakses dokumen/file dari luar kantornya (tempat yang jauh).

7.   Perwakilan lembaga atau pemerintah dapat menelusur secara simultan dari berbagai server tempat penyimpan dokumen di setiap lokasi yang dikehendakinya.

8.      Banyak keuntungan lain yang dapat diperoleh dari penggunaan sistem tersebut

2.6 Beberapa Pertimbangan Pentingnya Sistem Otomasi Arsip

Untuk mempercepat penemuan kembali arsip yang berada dalam kumpulan jumlah arsip yang banyak, baik yang baru tersimpan maupun yang sudah tersimpan lama, penggunaan komputer sangat banyak membantu. Teknologi komputer yang berkembang saat ini telah memungkinkan penyimpanan keseluruhan tulisan yang terdapat pada suatu dokumen secara lengkap, atau penyimpanan data tertentu saja, tergantung kepada kebutuhan dan kemampuan komputer yang dipergunakan. Sejalan dengan uraian di atas, maka menurut Amsyah (1991) dalam merencanakan manajemen kearsipan secara modern atau otomasi kearsipan perlu dipertimbangkan hal-hal sebagai berikut :

1.                    Apakah arsip yang dikelola jumlahnya banyak dan terus berkembang secara cepat. 2.      Apakah arsip yang akan dikelola dengan sistem modern memang merupakan informasi yang masih dipergunakan dan perlu disimpan karena bernilai guna tinggi.

3.      Apakah yang akan ditangani adalah arsip baru yang akan diterima, atau termasuk pula arsip lama yang masih termasuk jenis arsip aktif, inaktif, statis, atau arsip yang sudah akan dimusnahkan. Hal ini perlu dipertimbangkan karena pengelolaan secara modern biasanya dimulai sesudah institusi mempunyai koleksi arsip yang banyak, bukan pada waktu institusi baru mulai berdiri.

4.      Untuk institusi baru maka arsip yang akan dikelola secara modern haruslah arsip penting dan arsip vital yang baru diterima ataupun akan diterima.

5.      Perlu dipertimbangkan apakah seluruh arsip akan dimasukkan ke komputer atau document imaging system, atau cukup data tertentu saja. Jika hanya data tertentu saja, apakah perlu disertakan pula ringkasan (abstrak) dari isi dokumen yang bersangkutan.

6.      Pada umumnya untuk kepentingan pembuktian, dokumen asli tetap masih disimpan, walau seluruh isinya sudah dimasukkan dalam komputer sekalipun. Demikian pula dokumen yang memang hanya data tertentu saja yang di-file dalam komputer, niscaya fisik asli dokumen bersangkutan harus tetap disimpan menurut sistem yang disesuaikan dengan kode yang diprogramkan melalui komputer.

BAB III

KESIMPULAN DAN SARAN

3.1 Kesimpulan

Kaitanya dengan pengelolaan arsip pada suatu lembaga, baik lembaga pemerintah maupun lembaga swasta sudah saatnya melakukan perubahan dalam kegiatan pengelolaan arsip. Dimulai dari penggunaan sistem otomasi arsip yang diperuntukkan bagi kemudahan pengelolaan, penataan atau penyimpanan dan yang tidak kalah pentingnya adalah untuk temu kembali arsip.

3.2 Saran

saat ini sudah saatnya tiap arsip memiliki dokumen dalam bentuk image atau gambar sebagai pengganti arsip yang akan disimpan dalam almari arsip, dalam rangka kemudahan dalam temu kembali arsip. Sistem otomasi memungkinkan dokumen gambar dapat disimpan dalam database sistem otomasi, sehingga meringankan tugas arsiparis dalam mengelola arsip dan juga temu kembali secara cepat, tepat dan efektif.

DAFTAR PUSTAKA

Sulistyo Basuki (2008). Manajemen Arsip dinamis : Pengantar memahami dan mengelola informasi dan dokumen. Jakarta : Gramedia
Muhammad Rosyid Budiman (2009). Dasar Pengelolaan Arsip Elektronik. Yogyakarta : Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah.
Monika Nur Lastiyani (2008) Manajemen Arsip Elektronik.www.bacaanonline.com/manajemen-arsip-elektronik-monika-nur-lastiyani, diunduh pada tanggal 27 April 2011
Surya Pradana (2009) Keunggulan Pengelolaan Arsip Elektronik. http://surya-pradhana.blogspot.com/2009/06/keunggulan-kearsipan-elektronik.html diunduh pada tanggal :28 April 2011
Syihabuddin Qalyubi dkk (2003) Dasar-dasar ilmu perpustakaan dan informasi. Yogyakarta : IAIN Sunan Kalijaga
Monika Nur Lastiyani (2008) Manajemen Arsip Elektronik. www.bacaanonline.com/manajemen-arsip-elektronik-monika-nur-lastiyani, diunduh pada tanggal 27 April 2011
Surya Pradana (2009) Keunggulan Pengelolaan Arsip Elektronik. http://surya-pradhana.blogspot.com/2009/06/keunggulan-kearsipan-elektronik.html diunduh pada tanggal :28 April 2011